Decreto 1040 de 2026: nuevas obligaciones frente al acoso, la violencia y la discriminación laboral en Colombia

El Decreto 1040 del 5 de agosto de 2026 fortaleció las obligaciones de prevención, atención y seguimiento frente al acoso, la violencia y la discriminación en el ámbito laboral colombiano. Su alcance supera la idea de que estos asuntos se resuelven únicamente mediante el Comité de Convivencia Laboral. Las organizaciones deben disponer de una política, un protocolo operativo, canales confidenciales, medidas de protección, mecanismos de seguimiento y una articulación efectiva con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo —SG-SST—.

La norma adicionó el Capítulo 8 al Decreto 1072 de 2015 y empezó a regir desde su publicación. Su aplicación comprende entidades públicas, empresas privadas y diferentes formas de trabajo y vinculación, tanto en espacios presenciales como virtuales. El documento oficial puede consultarse en la Presidencia de la República.

¿Por qué es necesario abordar conjuntamente el acoso, la violencia y la discriminación laboral?

Estos fenómenos están relacionados, pero no significan exactamente lo mismo. El acoso laboral comprende comportamientos que buscan intimidar, desmotivar, perjudicar, aislar o inducir la renuncia de una persona. La Ley 1010 de 2006 continúa siendo una referencia fundamental y reconoce modalidades como maltrato, persecución, discriminación, entorpecimiento, inequidad y desprotección laboral.

La violencia en el mundo del trabajo tiene un alcance más amplio. Puede incluir comportamientos, prácticas o amenazas que causen o puedan causar daño físico, psicológico, sexual, económico o relacionado con la dignidad. Conforme al enfoque del Convenio 190 de la OIT, estas conductas pueden presentarse una sola vez o de manera repetida.

La discriminación laboral aparece cuando una persona recibe un trato desfavorable, exclusión o restricción basada en características o condiciones protegidas, como sexo, género, orientación sexual, identidad de género, raza, origen étnico, nacionalidad, religión, edad, discapacidad, condición familiar, opinión política, situación económica u otras circunstancias que no deberían determinar sus oportunidades laborales.

Estas situaciones pueden afectar la salud mental, la confianza, el clima organizacional, la productividad, la permanencia del talento y la reputación empresarial. También pueden elevar el ausentismo, la rotación, los conflictos internos y la exposición a investigaciones o sanciones.

Por ello, una organización no debería limitarse a reaccionar cuando recibe una queja. Debe identificar factores de riesgo, establecer reglas claras, fortalecer el liderazgo, garantizar canales seguros y actuar oportunamente.

¿A quiénes protege el Decreto 1040 de 2026?

La protección no se limita a las personas vinculadas mediante contrato laboral. El decreto adopta una visión amplia del mundo del trabajo que comprende, entre otras, a:

• Trabajadores asalariados.

• Contratistas y personas vinculadas mediante otras modalidades.

• Trabajadores independientes e informales.

• Aprendices, practicantes, pasantes, internos y judicantes.

• Personas voluntarias.

• Personas despedidas.

• Aspirantes y postulantes a un empleo.

• Personas que ejercen funciones o responsabilidades del empleador.

Esto obliga a revisar los controles aplicables a la selección, contratación, formación, prestación de servicios, trabajo remoto, interacción con terceros y terminación de los vínculos.

¿Dónde pueden presentarse estas conductas?

El concepto de entorno laboral no se limita a las instalaciones físicas de la empresa. Las conductas pueden presentarse:

• En oficinas, plantas, obras, establecimientos o sedes.

• Durante desplazamientos y viajes relacionados con el trabajo.

• En reuniones, capacitaciones y eventos empresariales.

• En alojamientos proporcionados por el empleador.

• En espacios de descanso, alimentación o servicios sanitarios.

• Mediante correos electrónicos, chats, videollamadas, redes y plataformas digitales.

• Durante procesos de selección, formación o terminación contractual.

• En interacciones con compañeros, superiores, subordinados, clientes, proveedores, contratistas o terceros.

El trabajo remoto no elimina el riesgo. Mensajes intimidatorios, exclusiones deliberadas, comentarios discriminatorios o presión indebida mediante herramientas digitales también deben ser contemplados por los mecanismos internos.

No todo conflicto laboral constituye acoso

Es importante diferenciar el acoso de los desacuerdos propios de una relación de trabajo. La asignación razonable de actividades, la evaluación objetiva del desempeño, la formulación respetuosa de observaciones, la exigencia de responsabilidades y el ejercicio legítimo de la facultad disciplinaria no constituyen automáticamente acoso.

Sin embargo, estas actuaciones pueden convertirse en conductas inaceptables cuando se realizan de manera humillante, discriminatoria, arbitraria, intimidatoria o contraria a la dignidad y al debido proceso. Esta distinción debe reflejarse en la formación impartida a directivos, supervisores, trabajadores y contratistas.

Política obligatoria de prevención

Uno de los cambios centrales consiste en implementar y socializar una política para prevenir el acoso, la violencia basada en género y la discriminación laboral. Esta política debe construirse con participación de los trabajadores y, cuando existan, de sus organizaciones sindicales. Como mínimo, debería contemplar:

• Dignidad humana, igualdad, respeto y equidad.

• Declaración institucional de cero tolerancia.

• Confidencialidad y protección de la información.

• Debida diligencia y prevención de la revictimización.

• Derechos y responsabilidades de las partes involucradas.

• Prevención de represalias.

• Acciones de información, formación y sensibilización.

• Responsables, indicadores y frecuencia de seguimiento.

• Articulación con el SG-SST y las instancias internas competentes.

No basta con aprobar y archivar la política. Esta debe ser comunicada, accesible y conocida por todas las personas incluidas en su alcance.

El protocolo debe indicar cómo actuar

Mientras la política establece los compromisos institucionales, el protocolo determina cómo debe actuar la organización ante un caso concreto. Para ello, debe definir mecanismos seguros, accesibles y confidenciales para recibir las quejas y brindar orientación inicial, así como establecer la forma de realizar la evaluación preliminar de los hechos y de los riesgos asociados. También debe precisar las medidas de protección aplicables, los responsables y sus competencias, y los criterios para investigar el caso o remitirlo a la instancia interna o autoridad externa competente.

Asimismo, el protocolo debe proteger a las víctimas, denunciantes y testigos, garantizar la imparcialidad, la celeridad y el respeto al debido proceso, y establecer las acciones preventivas y correctivas correspondientes. Finalmente, debe regular el cierre y seguimiento de cada caso, así como el registro estadístico de la información, asegurando en todo momento la confidencialidad y la protección de los datos personales.

No todas las situaciones deben ser gestionadas por la misma instancia. La intervención del Comité de Convivencia Laboral, Talento Humano, el responsable del SG-SST, la alta dirección o una autoridad externa dependerá de la naturaleza del caso y de las competencias legales. El protocolo también debe armonizarse con la Resolución 3461 de 2025, que regula la conformación y el funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral.

Medidas inmediatas de protección

Cuando la organización conozca un posible caso, debe valorar la necesidad de adoptar medidas de protección oportunas y confidenciales.

La protección preventiva y la determinación de responsabilidad corresponden a decisiones distintas. Por ello, adoptar una medida provisional no implica declarar culpable a la persona señalada, sino controlar oportunamente los riesgos mientras se esclarecen los hechos. Según las circunstancias, la organización puede evitar temporalmente el contacto entre las personas involucradas; ajustar horarios, turnos, tareas o espacios de trabajo; modificar las condiciones de supervisión; implementar el teletrabajo cuando sea viable; brindar orientación institucional; gestionar acompañamiento por medio de la ARL, y adoptar controles para prevenir represalias contra denunciantes y testigos. Cuando la naturaleza o gravedad del caso lo requiera, también deberá remitirlo a las autoridades competentes.

Las medidas deben ser proporcionales, documentadas y evitar perjuicios o desmejoras para la persona que solicita protección.

Actualización de reglamentos, contratos y procesos

Las empresas deben revisar e incorporar estas disposiciones en el Reglamento Interno de Trabajo y comunicar, a través de los contratos y demás formas de vinculación, la existencia, aplicación y obligatoriedad de la política y del protocolo. Esta revisión debe comprender los contratos laborales y de prestación de servicios, los contratos de aprendizaje y documentos de prácticas, así como los procedimientos de selección y contratación, los manuales disciplinarios y los procesos de inducción y reinducción.

También deben evaluarse los acuerdos con proveedores y empresas de servicios temporales, los procedimientos para el tratamiento de datos personales y los documentos y programas del SG-SST, con el propósito de asegurar coherencia, confidencialidad y aplicación efectiva en todas las relaciones de trabajo.

No es indispensable reproducir el protocolo completo en cada contrato. Sí es necesario informar su existencia, obligatoriedad, aplicación y canales de consulta.

Formación y actualización anual

La política y el protocolo deben difundirse mediante actividades de formación y actualización al menos una vez al año.

La capacitación debería adaptarse a cada nivel:

• La alta dirección debe conocer sus responsabilidades de decisión, protección y seguimiento.

• Talento Humano debe dominar las rutas de atención y el manejo confidencial de la información.

• El Comité de Convivencia debe reconocer sus competencias y límites.

• Los supervisores deben aprender a ejercer la autoridad sin afectar la dignidad.

• Los trabajadores y contratistas deben saber identificar situaciones y utilizar los canales.

La organización debería conservar los contenidos, registros de asistencia, evaluaciones, comunicaciones y acciones de seguimiento.

Articulación con el SG-SST

El Decreto 1040 de 2026 articula estas obligaciones con la prevención y el control de los riesgos psicosociales, por lo que su implementación debe incorporarse de manera transversal al SG-SST. Esto implica actualizar la matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos, fortalecer la evaluación e intervención de los factores psicosociales e incluir las acciones necesarias en el plan anual de trabajo y el programa de capacitación. Asimismo, deben considerarse sus efectos en la gestión del cambio, los mecanismos de comunicación y participación, los indicadores de desempeño, la auditoría interna y la revisión por la dirección. Los resultados de estas actividades deben traducirse en acciones correctivas y de mejora que permitan evaluar y fortalecer continuamente la eficacia de las medidas adoptadas.

Esta integración no significa que el responsable del SG-SST deba asumir todas las investigaciones. Cada instancia debe actuar dentro de sus competencias, conservando la confidencialidad y protegiendo los datos sensibles.

Protección frente a represalias

La organización debe prevenir represalias contra las personas que presenten quejas, soliciten protección, acompañen a una persona afectada o participen como testigos.

Cualquier decisión laboral posterior que afecte a una persona involucrada debe estar sustentada en criterios objetivos, verificables y ajenos a su participación en el procedimiento.

¿Qué podría verificar el Ministerio del Trabajo?

Una organización debería estar en capacidad de presentar:

• Política aprobada y socializada.

• Evidencia de participación de los trabajadores.

• Protocolo con rutas, responsables y tiempos.

• Canales confidenciales de recepción.

• Registros de formación anual.

• Reglamento y documentos contractuales actualizados.

• Evidencias de articulación con el SG-SST.

• Indicadores y resultados del seguimiento.

• Registros protegidos de los casos gestionados.

• Medidas contra represalias.

• Acciones de mejora adoptadas.

Contar con formatos genéricos no demuestra una implementación eficaz. La organización debe acreditar que las personas conocen la ruta y pueden acceder a ella de manera segura.

Conclusión

El Decreto 1040 de 2026 convierte la prevención del acoso, la violencia y la discriminación laboral en un sistema que debe ser documentado, implementado, comunicado y evaluado.

El cumplimiento no consiste solamente en reaccionar frente a una queja. Implica prevenir, establecer canales confiables, proteger oportunamente, actuar con debida diligencia, respetar el debido proceso y aprender de los casos para evitar su repetición.

Las organizaciones que integren estas obligaciones con el SG-SST, la gestión humana y el gobierno corporativo no solo reducen su exposición legal. También fortalecen la confianza, el bienestar y la sostenibilidad de sus relaciones laborales.

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Preguntas frecuentes

¿Qué exige el Decreto 1040 de 2026?

Exige desarrollar medidas de prevención y atención frente al acoso, la violencia y la discriminación laboral, incluyendo una política, un protocolo, canales confidenciales, protección, formación, seguimiento y articulación con el SG-SST.

¿El decreto aplica solamente a trabajadores con contrato laboral?

No. Su alcance comprende distintas modalidades de trabajo y vinculación, incluidos contratistas, aprendices, practicantes, aspirantes y otras personas que participan en el mundo del trabajo.

¿Es suficiente contar con un Comité de Convivencia Laboral?

No. El comité es una de las instancias del sistema preventivo, pero la organización también debe desarrollar la política, el protocolo, los canales, las medidas de protección y los mecanismos de seguimiento.

¿El protocolo debe integrarse con el SG-SST?

Sí. La prevención de estas conductas está relacionada con la gestión de los factores de riesgo psicosocial, aunque cada instancia debe conservar sus funciones y competencias.

¿Una sola conducta puede activar la ruta de atención?

Sí. El enfoque amplio sobre violencia y acoso permite considerar comportamientos que se presenten una sola vez o de manera repetida. Esto debe distinguirse del análisis jurídico específico del acoso laboral regulado por la Ley 1010 de 2006.

Fuentes y referencias

• Presidencia de la República de Colombia. Decreto 1040 del 5 de agosto de 2026. Reglamenta medidas frente al acoso, la violencia basada en género y la discriminación laboral, y adiciona el Capítulo 8 al Decreto 1072 de 2015. Consultar fuente oficial.

• Congreso de la República de Colombia. Ley 1010 de 2006. Establece medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en las relaciones de trabajo. Consultar en Función Pública.

• Congreso de la República de Colombia. Ley 2365 de 2024. Adopta medidas de prevención, protección y atención frente al acoso sexual en el ámbito laboral y en las instituciones de educación superior. Consultar en Función Pública.

• Presidencia de la República de Colombia. Decreto 1072 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, en el cual se integra la regulación del SG-SST y al que el Decreto 1040 de 2026 adicionó el Capítulo 8. Consultar en Función Pública.

• Ministerio del Trabajo. Resolución 3461 de 2025. Regula la conformación y el funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas, y establece responsabilidades para empleadores y administradoras de riesgos laborales. Consultar en Función Pública.

• Ministerio del Trabajo. Resolución 0312 de 2019. Define los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo —SG-SST— aplicables a empleadores y contratantes. Fuente documental consultada: Resolución 0312 de 2019 – Estándares Mínimos del SG-SST.

• Organización Internacional del Trabajo —OIT—. Convenio 190 de 2019 sobre la violencia y el acoso. Establece el marco internacional para garantizar un mundo del trabajo libre de violencia y acoso, incluidos aquellos motivados por razones de género. Consultar en OIT–NORMLEX.

• Organización Internacional del Trabajo —OIT—. Recomendación 206 de 2019 sobre la violencia y el acoso. Complementa el Convenio 190 con orientaciones para la prevención, protección, atención, reparación y seguimiento. Consultar en OIT–NORMLEX.

• Congreso de la República de Colombia. Ley 2528 de 2025. Aprueba el Convenio 190 de la Organización Internacional del Trabajo sobre la eliminación de la violencia y el acoso en el mundo del trabajo.

• Congreso de la República de Colombia. Ley 2466 de 2025. Reforma laboral que fortalece la igualdad, la no discriminación y la protección frente a la violencia y el acoso, con independencia de la modalidad de vinculación.

• Congreso de la República de Colombia. Ley 1257 de 2008. Establece normas de sensibilización, prevención y sanción de las formas de violencia y discriminación contra las mujeres.

• Congreso de la República de Colombia. Ley 248 de 1995. Aprueba la Convención de Belém do Pará para prevenir, sancionar y erradicar la violencia contra la mujer.